湖南大学教育基金会档案管理办法
第一章 总则
第一条 为认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，规范湖南大学教育基金会（以下简称基金会）的发展，维护基金会档案的完整，实现档案管理的规范化、制度化，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《湖南大学教育基金会章程》等有关规定，结合基金会的实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所指档案是指基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像等形式的历史记录。
第二章 归档范围
第三条 本管理办法档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，反映基金会工作，具有查考、保存价值的各种载体的信息材料。主要有：
1、综合文件，包括基金会成立的登记审批资料、年检报告、内部管理规章制度、工作计划、工作报告等文件资料，以及基金会所获的社会荣誉、往来文件、会议材料、公章使用等信息资料；
2、理事会文件，包括理事会会纪要，票决表，理事会议案文件等资料。
3、捐赠资料，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠票据、捐赠统计分析等资料；捐赠项目评估报告，包括并不限于项目名称、背景、目标、开展方式、开展情况、成果、社会效益等。
4、合同协议，包括基金会与企事业单位、社团组织、及个人订立的关于捐赠、合作、委托事项的协议书、合同书等；
5、宣传资料，包括基金会开展的各类宣传活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；
6、电子档案，包括与基金会工作密切相关的文档资料、音像文件、重要文件的电子版等资料；
7、财务档案，包括财务管理制度、会计政策、财务收支审计报告、财务统计分析等资料；
8、人事档案，包括基金会组织沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册及统计等资料；
9、资产材料，包括基金会资产管理制度、资产评估报告、资产统计分析等材料；
10、其他反映基金会工作、具有查考、保存价值的信息材料。
第三章 归档要求和时间
第四条 基金会设有档案管理人员即时做好档案归档分类保管。
第五条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，制定案卷类目，合理分类存放，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。
3、应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况的出现。若出现归属不明的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。
4、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
5、电子档案的管理应注意办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放基金会相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
6、档案管理人员根据基金会的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第六条 财务档案由财务处代管，归档方法按照本章第五条之规定。
第七条 归档的时间为：各部门都要建立健全平时归档归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，档案管理员应集中统一保管。财务审计档案在年终之后，为方便工作可暂由基金会财务人员保管，于第二年六月底之前移交档案管理员保管。
第四章 档案的借阅
第八条 因工作需要，借阅基金会档案需经基金会秘书长签批，到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
第九条 借阅档案的人员对档案要妥善保管，不得泄密、遗失、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经基金会负责人批准。
第十条 借阅档案必须严格履行登记手续，借用时间一般不得超过十天，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
第五章 档案保管期限和销毁
第十一条 档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十二条 确定档案保管期限的原则
1、凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2、凡是反映基金会一般活动，在较长期时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
3、凡是在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第十三条 基金会任何人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料。
第十四条 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《基金会档案资料销毁审批表》，交秘书长审核经理事长批准后执行。
第六章 附则
第十五条 本办法由湖南大学教育基金会秘书处负责解释。
第十六条 本办法自通过之日起生效。
